Anleitung in Videos

Wie Sie ein Konto bekommen und sich zum ersten Mal anmelden.

Warum Ihre Daten im Haus bleiben — und warum die KI nichts erfindet.

Die wichtigste Regel im Umgang mit der Anwendung: was in die Eingabezeile darf und was nicht.

Das Netz für den Fall, dass doch einmal ein Name durchrutscht.

Ihre Startseite verstehen und so einrichten, dass Sie täglich finden, was Sie brauchen.

• Was Sie hier sehen
• Das Suchfeld
• Die Seite einrichten
• Layout und Ansichten

Ihre Angaben, das Erscheinungsbild, die Farben für Auswertungen und Textbausteine, die Tipparbeit sparen.

• Ihre Angaben
• Zugang und Aussehen
• Textbausteine

Ein Verzeichnis anlegen, die vier Reiter, und die Optionen unter der Eingabezeile.

• Ein Verzeichnis anlegen
• Die vier Reiter
• Fragen und Antworten
• Die Optionen unter der Eingabezeile
• Der Arbeitsbereich

Die vier Wege, wie Ihre Unterlagen hineinkommen: Datei, Webseite, Notiz, Verknüpfung.

• Die vier Wege hinein
• Webseite, Notiz, Verknüpfung
• Eine Datei hochladen
• Worauf es ankommt

Der Kern: Mit einer Arbeitsanweisung wird aus dem Chat ein Werkzeug, das Ihnen Arbeit abnimmt.

• Die Anweisung
• Die Probe aufs Exempel
• Die übrigen Einstellungen

Die vier Bausteine einer guten Frage — und was die Antworten sofort besser macht.

• Vier Bausteine
• Dieselbe Absicht, zwei Ergebnisse
• Das Gespräch geht weiter
• Wenn die KI nachfragt

Woher die Antworten kommen, wie Sie Quellen prüfen, und warum manche Aufgaben ein geladenes Dokument brauchen.

• Was beim Senden passiert
• Quellen prüfen
• Ausschnitt oder ganzes Dokument
• Wenn nichts gefunden wird

Ein Verzeichnis für Kolleginnen und Kollegen öffnen — und dabei genau festlegen, wer was darf.

• Der Grundsatz
• So geben Sie frei
• Was Sie genau vergeben
• Ändern und entziehen

Ein durchgehendes Beispiel: eine Rechnung prüfen lassen, nachschärfen, und am Ende die fertige E-Mail bekommen.

• Die Probe

Warum „Wie hoch ist die Rechnung?" klappt und „Übersetze alles" nicht — und was „Aus Wissen laden" ändert.

Funktionen, Plugins und die rund fünfundvierzig fertigen Vorlagen — der Überblick, bevor es ins Einzelne geht.

• Funktion oder Plugin
• Wo Sie alles finden
• Die fertigen Vorlagen
• Die Regel

Wozu ein CRM — und die drei Ansichten Liste, Kanban und Forecast auf dieselben Kontakte.

• Wozu ein CRM
• Die drei Ansichten
• Seitenleiste und Suche
• Zusammenfassung

Einen Kontakt anlegen, während das Telefon noch läuft: Pflichtfelder, Vorbelegungen, der einzige Speichern-Knopf.

• Neun Uhr zwanzig
• Anlegen
• Vorbelegungen
• Warum manche Reiter warten

Die Kundenkarte: Status, Priorität, Typ und Betreuer — und das Bearbeiten an Ort und Stelle ohne Speichern.

• Die Kundenkarte
• Die linke Schiene
• Schnellaktionen
• Bearbeiten an Ort und Stelle
• Zusammenfassung

Mehrere Ansprechpartner, abweichende Adressen und Firmendaten aus dem Internet holen.

• Mehr als eine Person
• Ansprechpartner
• Adressen
• Aus Webseite holen

Schnellfilter beantworten Fragen, Listen bilden Ihre Ordnung ab — der Unterschied und was beim Löschen passiert.

• Zwei Arten von Ordnung
• Die Schnellfilter
• Eigene Listen
• Was beim Aufräumen passiert

Karten im Kanban ziehen und was dabei automatisch passiert — und wie der Forecast rechnet.

• Die Pipeline
• Karten verschieben
• Der Forecast
• Woran es hängt

Der lückenlose Verlauf und die Wiedervorlage ohne Wiedervorlage-Datum.

• Der lückenlose Verlauf
• Einträge von Hand
• Einträge von allein
• Folgekontakte

Das Kundenverzeichnis und die Kunden-KI, die nur diesen einen Kunden kennt.

• Das Aktenschränkchen
• Wissen ablegen
• Die Kunden-KI
• Was beim Löschen passiert

Aufgaben, Projekte, Mails und Angebote am Kunden — eigene Plugins, die sich hier zeigen.

• Reiter, die dazukommen
• Aufgaben
• Projekte
• Mails
• Angebote
• Zusammenfassung

Für Administratoren: Stufen, Typen, Vorlagen, Nachfass-Frist sowie Import und Export.

• Wer das Zahnrad sieht
• Die Pipeline anpassen
• Die Nachfass-Frist
• Import und Export

Vom Angebot bis zum Geldeingang: die Kette der Belege und die fünf Bereiche.

• Wozu dieses Programm
• Die Belegliste
• Die Kette der Belege
• Die fünf Bereiche
• Was sonst noch da ist
• Zusammenfassung

Das erste Angebot: Kunde aus dem CRM, Titel, die drei Abschnitte, das Zahlungsziel.

• Ein Angebot beginnen
• Der Kunde kommt aus dem CRM
• Titel und Bedingungen
• Anschreiben und Schluss
• Die Positionen
• Speichern und weitergeben
• Zusammenfassung

Positionen aus dem Katalog, Kostenarten, optionale Positionen, Rabatt und die interne Kalkulation.

• Die Positionen
• Aus dem Katalog
• Rabatt und Summen
• Die interne Kalkulation
• Zusammenfassung

Aus dem Angebot wird der Auftrag — mit einem Klick, ohne Abtippen; der Vorgang verbindet die Belege.

• Der Kunde sagt zu
• Die Auftragsbestätigung entsteht
• Anpassen und bestätigen
• Zusammenfassung

Die Rechnung: Leistungsdatum, Zahlungsziel, Festschreiben — und warum es danach nur noch Storno gibt.

• Von der Auftragsbestätigung zur Rechnung
• Was eine Rechnung braucht
• Die Nummer festschreiben
• Zusammenfassung

Abschlagsrechnungen nach Prozent, Betrag oder Positionen; der Fortschritt; die Schlussrechnung.

• Warum in Teilen abrechnen
• Der Fortschritt
• Eine Abschlagsrechnung stellen
• Die Schlussrechnung
• Zusammenfassung

Der Kontoauszug aus dem Online-Banking: Vorschläge, Teilzahlungen, und warum nichts automatisch gebucht wird.

• Wer hat bezahlt?
• Die Vorschläge
• Korrigieren und buchen
• Zusammenfassung

Wer ist überfällig, welche Stufe ist dran — und warum Gebühren und Zinsen ab Werk auf null stehen.

• Wer ist überfällig?
• Eine Mahnung erstellen
• Was nie gemahnt wird
• Gebühren und Zinsen festlegen
• Zusammenfassung

Wartungsverträge und Pauschalen: ein Schalter an der Auftragsbestätigung, ein Klick je Periode.

• Immer dasselbe, jeden Monat
• Die fällige Periode abrechnen
• Einen Vertrag einrichten
• Zusammenfassung

Für Administratoren: Nummernkreise, Zahlung, Mahnung, Vorlagen, Layout, Rechte — und der DATEV-Export.

• Das Zahnrad
• Nummernkreise
• Zahlung und Steuer
• Mahnung
• Vorlagen
• DATEV
• Layout und Firma
• Rechte
• Der Export
• Zusammenfassung

Was der Posteingang tut: Belege kommen an, die KI liest sie, ein Mensch entscheidet — der erste Beleg von Anfang bis Ende.

• Wozu der Posteingang da ist
• Die Ansichten
• Ein Beleg von innen
• Ein Dokument geht ein
• Wenn etwas unklar ist
• Wiederfinden

Mehrere Firmen in einem Posteingang: Firmen anlegen, damit jeder Beleg beim richtigen Empfänger landet.

• Wozu Firmen
• Eine Firma anlegen
• Erkennen im gemeinsamen Eingang
• Angaben für DATEV
• Was danach kommt

Vom Scanner direkt in den Posteingang: das Netzlaufwerk einrichten, scannen, und der Beleg ist da.

• Wie Scans hereinkommen
• Die Quellen
• Einen Scan-Ordner einrichten
• Ein Scan im Eingang
• Ein Scanner ohne Netzlaufwerk

Rechnungen per Mail: das Postfach anbinden, weiterleiten, und wie aus dem Anhang ein Beleg wird.

• Rechnungen per Mail
• Das Postfach anbinden
• Ein Postfach je Firma
• Eine Rechnung aus der Mail
• Weiterleiten im Haus

Speichern und ablegen: Kategorien, Ordner nach Jahr und Monat, Dateinamen — alles an einer Stelle.

• Wo ein Beleg liegt
• Kategorien
• Die Ablage auf dem Server
• Wissen, Kosten und Zuordnung
• Eine Ablage einrichten
• Nachsehen, wo es liegt

Freigabe-Läufe einrichten: wer ab welchem Betrag freigibt, Fristen und Vertretung.

• Was ein Freigabe-Lauf ist
• Was freigegeben wird
• Wer freigibt
• Wie man davon erfährt
• Wer freigeben darf

Der Alltag der Freigabe: freigeben, ablehnen, an die Kollegin weiterleiten — mit Notiz am Beleg.

• Der Arbeitsplatz für Freigaben
• Freigeben
• Die zweite Freigabe
• Ablehnen
• An einen Kollegen weiterleiten
• Fristen und Zahlungen

Zum Steuerberater: der DATEV-Export, und warum festgeschriebene Belege unveränderlich aufbewahrt werden.

• Zum Steuerberater
• Aufbewahren nach GoBD
• Die Verfahrensdokumentation
• Zum Schluss

Nur die eigenen Stunden buchen — eine Woche, sieben Tage, ein Knopf. Ohne Projektverwaltung.

• Die Idee
• Die Woche auf einen Blick
• Zwischen den Wochen
• Eine Zeit buchen
• Die Freigabe
• Ändern und löschen
• Abgrenzung zum Projekt-Modul
• Zusammenfassung

Die neun Bereiche, der Projektbaum, die sieben Filter und die vier Ansichten.

• Vier Fragen
• Die Bereiche
• Projekte und Filter
• Vier Ansichten
• Die Projektakte
• Zusammenfassung

Ein Projekt in zwei Feldern anlegen — und was in der Projektakte steht.

• Ein neues Vorhaben
• Die sechs Reiter
• Ausführungsort
• Dokumente
• Verwalten
• Zusammenfassung

Aufgaben anlegen und führen: Termine, Zuständigkeit, Dauer, Fortschritt, Abhängigkeiten.

• Eine Aufgabe entsteht
• Die Aufgabe im Detail
• Grenzen
• Zusammenfassung

Liste, Kanban, Gantt mit kritischem Pfad und der Wochenrückblick.

• Vier Blicke, eine Wahrheit
• Liste
• Kanban
• Gantt
• Rückblick
• Erledigtes
• Zusammenfassung

Die Woche buchen: Ist und Soll, vier Buchungsziele, Tätigkeit per KI, Fotos.

• Freitagnachmittag
• Die Woche auf einen Blick
• Der Buchungsdialog
• Was danach zu sehen ist
• Zusammenfassung

Einreichen und freigeben — einzeln und nie für sich selbst; Abwesenheiten und Urlaubskonto.

• Warum eine Freigabe
• Freigeben
• Abwesenheiten
• Urlaubskonto
• Zusammenfassung

Auslastung als Ampel, Aufgabenpool, Warnbanner, KI-Projektplanung, Arbeitszeit-Vorlagen.

• Wer hat wann Zeit
• Die Matrix
• Wenn es klemmt
• KI-Projektplanung
• Ressourcen
• Zusammenfassung

Soll gegen Ist, Stundenkonten je Person und der Leistungsnachweis mit Fotos.

• Soll und Ist
• Projekt-Soll-Ist
• Mitarbeiter
• Der Leistungsnachweis
• Die Kette
• Zusammenfassung

Vom Ortstermin zum Angebot: Erstaufnahme mit KI, Dokumente, die Verbindung zum Kunden.

• Der Ortstermin
• Erstaufnahme
• Dokumente
• Die Verbindung zum CRM
• Die Glocke
• Zusammenfassung

Für Administratoren: Zeitfreigabe, Sichtbarkeit je Gruppe, Urlaubsanspruch, Projektnummer — und die Grenzen.

• Was einmal eingestellt wird
• Zeitfreigabe
• Sichtbarkeit
• Urlaub
• Projektnummer
• Teilen
• Grenzen
• Zum Schluss

Was der Chatbot für Ihre Webseite kann, die elf Reiter, und ein neuer Bot in einem Satz.

• Worum es geht
• Die Reiter
• Einen neuen Chatbot anlegen
• Zusammenfassung

Webseite einlesen, Unterlagen hochladen — und warum nichts ohne Ihre Freigabe sichtbar wird.

• Woraus der Bot antwortet
• Webseite einlesen
• Unterlagen hochladen
• Freigeben
• Zusammenfassung

Erlaubte Webseiten, Begrüßung, Antwortverhalten, Sprachmodell, Grenzen und Budget.

• Die Einstellungen
• Das Nötigste
• Was der Besucher liest
• Wie der Chatbot antwortet
• Pflichthinweise und Grenzen
• Zusammenfassung

Ein eigenes ausfüllbares PDF hochladen: Felder werden Fragen, Prüfung und Art je Feld.

• Formulare im Gespräch
• PDF hochladen
• Einrichten
• Fragen prüfen
• Speichern
• Zusammenfassung

Ein Formular mit KI erzeugen, im PDF-Editor bearbeiten — oder aus der Bibliothek übernehmen.

• Ohne Vorlage
• Mit KI erzeugen
• PDF bearbeiten
• Aus der Bibliothek
• Zusammenfassung

Wohin das ausgefüllte Formular geht: Download, E-Mail, Webservice als JSON, MCP-Server — und der Einbau-Code.

• Der Weg ins Amt
• Download und E-Mail
• Webservice
• MCP-Server
• Deckblatt
• Einbinden
• Zusammenfassung

Siebenundzwanzig Sprachen: einmal übersetzen, Übersetzungen prüfen — das PDF bleibt deutsch.

• Mehrsprachig
• Sprachen wählen
• Übersetzen
• Formulare je Sprache
• Zusammenfassung

Der ganze Weg aus Sicht der Bürgerin: Frage, Formular im Gespräch, fertiges PDF, Sprachwechsel.

• Aus Sicht des Besuchers
• Eine Frage stellen
• Ein Formular im Gespräch
• Frage für Frage
• Der Hund
• Auswählen statt tippen
• Freiwillige Angaben
• Prüfen und erstellen
• In einer anderen Sprache
• Zusammenfassung

Testfragen, Wissenslücken, Gespräche und Verbrauch — so wird der Bot mit der Zeit besser.

• Qualität prüfen
• Taugt der Bot?
• Gestellte Fragen
• Gespräche
• Verbrauch
• Zusammenfassung

Die Oberfläche, der Aktenplan als Rückgrat, und Rechte je Ast.

• Worum es geht
• Die Oberfläche
• Der Aktenplan
• Den Plan pflegen
• Rechte am Ast
• Eine Akte
• Zusammenfassung

Eine Akte mit Aktenart anlegen, Vorgänge führen, Schriftstücke ablegen, Wiedervorlage setzen.

• Eine Akte entsteht
• Akte anlegen
• Felder der Aktenart
• Vorgänge
• Schriftstücke
• Wiedervorlage
• Status
• Zusammenfassung

Was heute bei Ihnen liegt: Zeichnungen, Vorgänge, Fristen, Vertretung, Kalender-Abo.

• Was heute bei mir liegt
• Wiedervorlagen
• Vertretung
• Fristen und Aussonderung
• Zusammenfassung

Suche über den ganzen Bestand, Filter und Synonyme, Adressen und die Rundumsicht.

• Suchen
• Adressen
• Rundumsicht
• Zusammenfassung

Der Umlauf statt der Mappe, Schreiben aus Vorlagen, Serienbrief und Postausgangsbuch.

• Die Zeichnungsmappe
• Umlauf
• Vorlagen
• Versand und Postausgang
• Zusammenfassung

Akten-Chat mit Quellen, Aktenspiegel, Felder aus Dokumenten, Fristen-Radar, Vollständigkeit, Bescheid-Entwurf.

• Die KI liest die Akte
• Felder aus Dokumenten und Fristen-Radar
• Vollständigkeit und Bescheid
• Akten-Chat
• KI-Aktenspiegel
• Zusammenfassung

Scan-Stapel per QR, Foto, Akte aus Dokument, Alt-Akten, xdomea — und die Papierakte.

• Papier hereinholen
• Scan-Eingang
• Foto und Akte aus Dokument
• Alt-Akten und xdomea
• Die Papierakte
• Zusammenfassung

Aktenarten mit Feldern und Prüfpunkten, Prozess-Automatik, Prüfbäume und § 2b UStG.

• Aktenarten
• Prozess-Automatik
• Prüfbäume
• § 2b UStG
• KI-Prüfung
• Zusammenfassung

Bauen, Vergabe-Wertung, Stellenbesetzung, Beteiligung, Projektraum und Antragsstrecken.

• Fachverfahren in der Akte
• Bauen
• Vergabe
• Stellenbesetzung
• Beteiligung und Projektraum
• Antragsstrecken
• Zusammenfassung

Versionen und Festschreiben, Prüfwert und Protokoll, Aussonderung, Auswertungen, Verfahrensdoku.

• Beweiskraft
• Versionen
• Festschreiben
• Fristen und Aussonderung
• Verfahrensdokumentation
• Auswertungen
• Sammeländerung
• Zum Schluss

Wozu Prozesse da sind: Abläufe, die zuverlässig arbeiten, sichtbar als Bild — ohne Programmieren.

• Wozu Prozesse da sind
• Das Programm öffnen
• Ihre Prozesse
• Ein Ablauf von innen
• Was alles möglich ist
• Ohne Programmieren
• Wie es weitergeht

In eigenen Worten sagen, was passieren soll: Die KI fragt nach und schlägt den Ablauf vor.

• Die Aufgabe
• Einen Prozess anlegen
• Der KI sagen, was passieren soll
• Die KI fragt nach
• Der Entwurf
• Was die KI nicht tut
• Wie es weitergeht

Den Ablauf im Bild anpassen: Schritte einfügen, Weichen setzen, Daten an jeder Stelle verwenden.

• Der Ablauf aus Teil zwei
• Drei Ansichten, ein Ablauf
• Einen Schritt einfügen
• Daten an jeder Stelle
• Wenn, dann
• Sehen, wohin Daten fließen
• Speichern
• Wie es weitergeht

Die Prüfung arbeitet mit, der Probelauf ändert nichts — und erst dann wird freigegeben.

• Erst testen, dann arbeiten lassen
• Die Prüfung arbeitet mit
• Der Probelauf
• Zusehen, was passiert
• Anpassen und wiederholen
• Freigeben
• Wie es weitergeht

Freigabe, Prüfung und Vier Augen: wer entscheidet, bis wann und ab welchem Betrag.

• Human in the Loop
• Eine Entscheidung treffen
• Wer entscheidet, bis wann, ab welchem Betrag
• Was nie ohne Rückfrage passiert
• Wie es weitergeht

Jeden Lauf verfolgen: die Betriebsansicht, ein Lauf im Detail und das lückenlose Protokoll.

• Vertrauen braucht Einblick
• Fehler kommen zu Ihnen
• Der Betrieb
• Ein Lauf im Detail
• Das Protokoll
• Wie es weitergeht

Über ZAjONiC hinaus: Web-Dienste und MCP-Server anbinden und im Ablauf verwenden.

• Über ZAjONiC hinaus
• Eine Schnittstelle einrichten
• Im Ablauf verwenden
• Wie es weitergeht

Im Einsatz in der Kommune: Bürgeranliegen bearbeiten und Beschlüsse im Blick behalten.

• Das Bürgerbüro
• Ein echter Fall
• Der Prozess arbeitet
• Die Sachbearbeiterin prüft
• Was passiert ist
• Beschlüsse im Blick
• Weitere Ideen für die Verwaltung

Im Einsatz im Betrieb: Eingangsrechnungen prüfen, bevor sie bezahlt werden.

• Die Buchhaltung
• Eine Rechnung kommt herein
• Der Prozess hat etwas gefunden
• Und der Weg zurück zum Geld
• Weitere Ideen für den Betrieb

Im Einsatz im Handwerk: von der Anfrage am Abend zum bestätigten Besichtigungstermin.

• Eine Anfrage am Abend
• Der Prozess arbeitet
• Der Meister entscheidet
• Die Bestätigung an die Kundin
• Was passiert ist
• Weitere Ideen fürs Handwerk
• Zum Schluss

Bilder aus einem Satz erzeugen, vorhandene ändern und nur einen Teil davon ersetzen.

• Was das Bildstudio kann
• Ein Bild erzeugen
• Ein Bild ändern
• Eigenes Bild einbringen
• Nur einen Teil ändern
• Kosten und Freigabe

Ein Postfach anbinden, Antwortregeln festlegen und Entwürfe vorbereiten lassen — gesendet wird nur, was Sie freigeben.

• Der Posteingang
• Postfach anbinden
• Antworten vorbereiten
• Verteilen
• Der Alltag

Lange Mails und umfangreiche Dokumente in Sekunden erfassen: Anliegen, Begründung und Fristen mit Belegstellen im Original — im Mail-Assistenten und im Posteingang.

• Das Problem
• Lange Mails
• Umfangreiche Dokumente
• Datenschutz
• Zusammengefasst

Für Administratoren: externe KI-Werkzeuge lesen in der Instanz — Zugänge, Datenumfang, Token, Sperren.

• Worum es geht
• Einen Zugang anlegen
• Datenumfang
• Das Token — einmalig
• Verwalten
• Sperren
• Die Sicht des Nutzers
• Zusammenfassung

Notizen anlegen, ordnen und durchsuchen — und sie der KI als Wissen zur Verfügung stellen.

• Die Idee
• Der erste Blick
• Schnell erfasst
• Wiederfinden
• Die KI hilft
• Zu zweit an einem Blatt
• Der Verlauf
• Zusammenfassung

Eine Werbeaktion ohne Agentur: Anlass, Zielgruppe aus dem CRM, Texte für Brief, E-Mail und LinkedIn mit Bild im passenden Format, prüfen und versenden.

• Die Idee
• Die Zielgruppe
• Die Texte
• Soziale Netzwerke
• Der Plan
• Die Prüfung
• Der Versand

Wo Sie Hilfe finden und was Sie in den ersten fünf Tagen tun sollten.

• Hilfe im Programm
• Ihre erste Woche
• Das Wichtigste in vier Sätzen